Lớp học nghiệp vụ Hành Chính Văn Phòng

Stt	Chủ đề	Nội dung
1	Vai trò & trách nhiệm của nhân viên lễ tân, các nguyên tắc ứng xử khi làm một nhân viên lễ tân	Vai trò và trách nhiệm của nhân viên lễ tân Tố chất & Kỹ năng cần thiết của một lễ tân Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp Quy tắc phục trang trong kinh doanh – Đối với nam -Đối với nữ Các hướng dẫn về phép lịch sự trong giao tiếp: + Hướng dẫn dành cho tiếp tân + Giới thiệu và chào hỏi: – Quy trình chào hỏi – Nghi thức bắt tay; trao danh thiếp – Giới thiệu – Các tình huống khi giới thiệu – Phép xưng hô. +Làm thế nào để tạo ấn tượng với khách hàng? – Nụ cười – Sử dụng tên gọi – Sự thân thiện – Sự đồng cảm + Kỹ năng lắng nghe : – Nghe hay là lắng nghe? – Những rào cản đối với việc lắng nghe – Những nguyên tắc để cải thiện kỹ năng lắng nghe trong quá trình giao tiếp với KH + Kỹ năng sử dụng câu hỏi: – Câu hỏi đóng, – Câu hỏi mở, – Khai thác thông tin cần thiết + Phát triển kỹ năng giao tiếp hiệu quả: – Cách sử dụng từ ngữ Sự lựa chọn từ ngữ: “Tôi có thể…”, “Vui lòng…”, “Cảm ơn…” – Ngữ điệu của giọng nói: Ngữ điệu Năng lượng Âm lượng Nhịp điệu Giao tiếp qua điện thoại: + Nghi thức xã giao đối với điện thoại di động + Nghi thức xã giao đối với điện thoại bàn + Những điều cần lưu ý khi sử dụng điện thoại: – Trả lời điện thoại – Chủ động lắng nghe – Chờ máy – Chuyển cuộc gọi – Chọn lọc các cuộc gọi – Ghi nhận tin nhắn cuộc gọi – Thư thoại – Kết thúc cuộc gọi – Lưu ý khi thực hiện cuộc gọi – Xử lý những người gọi điện thoại thô lỗ hoặc nóng tính Họp hội & các nghi thức xã giao trong họp hội: + Lập kế hoạch một cuộc họp – Trước cuộc họp – Trong ngày diễn ra cuộc họp + Lưu ý khi tham gia một cuộc họp Chủ tọa Người tham dự Diễn giả Các nghi thức xã giao trong internet & email: + Sử dụng internet tại nơi làm việc + Sử dụng thư điện tử + Văn phong và lỗi chính tả + Các nghi thức xã giao trong internet + Các vấn đề về chat trực tuyến + Các hướng dẫn về chat trực tuyến Các nghi lễ tân ngoại giao: + Đón tiếp khách viếng thăm, công tác + Nghệ thuật đón khách: sân bay, nhà ga, tại khách sạn, tại công ty. + Cách sắp xếp, bố trí chổ ngồi trên xe ôtô + Sắp xếp chỗ ngồi trong phòng khách. + Các hình thức chiêu đãi khách trong phòng chiêu đãi + Mô hình sắp xếp vị trí cho khách. + Thái độ của nhân viên Lễ Tân trong ngoại giao.
2	Vai trò & trách nhiệm của thư ký văn phòng, các phương pháp và nguyên tắc làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp.	Vai trò và kỳ vọng của một thư ký văn phòng thành công Xác định ưu tiên công việc và quản lý thời gian hiệu quả Các kỹ thuật xử lý công việc văn phòng phổ biến hằng ngày Sắp xếp ưu tiên công việc khi Sếp không có thời gian Tổ chức công việc để cải tiến hiệu quả làm việc Quản lý văn phòng khi Sếp đi công tác Nghệ thuật mua hàng cho văn phòng Quản lý và tổ chức hội thảo và hội nghị.
3	Văn thư và lưu trữ	Những vấn đề cơ bản của công tác văn thư, lưu trữ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản – Nguyên tắc chung – Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ và văn bản mật – Phân loại hồ sơ lưu trữ – Thời hạn lưu trữ hồ sơ – Cách thức lưu. – Kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ: + Thiết lập hệ thống lưu trữ hồ sơ + Sắp xếp theo thời gian + Sắp xếp theo văn tự và mẫu tự + Ứng dụng 5S